Un bailleur me racontait avoir validé un dossier en cinq minutes, sur un simple coup de cœur pendant la visite, avant de passer les six mois suivants à courir après son loyer. Un bon dossier ne garantit jamais qu'un locataire paiera rond chaque mois, mais un dossier mal évalué, que ce soit par excès de confiance ou à l'inverse par excès d'exigence, est une cause récurrente de déconvenues. Voici comment le constituer, et surtout comment le lire, sans dépasser ce que la loi autorise.
Vérifié le 22 août 2026.
Une liste fermée, pas une base de discussion
Depuis le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, pris en application de l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989, la liste des pièces qu'un bailleur peut exiger d'un candidat locataire (et de son garant) est limitative. Si un document n'y figure pas, il est interdit de le demander, même si le candidat propose spontanément de le fournir (texte intégral du décret sur Légifrance).
Ce qu'un bailleur peut légalement demander
Le décret organise la liste autorisée en 5 catégories (détail complet sur service-public.fr) :
- Identité : une pièce d'identité en cours de validité (carte nationale d'identité, passeport, carte de séjour, permis de conduire).
- Domicile actuel : trois dernières quittances de loyer, ou attestation d'hébergement à titre gratuit avec justificatif de domicile de l'hébergeant.
- Situation professionnelle : contrat de travail ou attestation employeur, ou pour un indépendant un extrait Kbis, une carte professionnelle ou un certificat d'identification de l'Insee.
- Ressources : trois derniers bulletins de salaire, avis d'imposition, justificatif de versement des indemnités (retraite, chômage, CAF), ou pour un indépendant le dernier bilan comptable.
- Domiciliation bancaire : un relevé d'identité bancaire (RIB) uniquement, pas de relevé de compte.
Pour un garant, les mêmes catégories s'appliquent, plus l'acte de cautionnement signé.
Ce qu'il est formellement interdit de demander
L'Institut national de la consommation recense 17 documents explicitement interdits. Parmi les plus fréquemment demandés à tort : une photographie ou une attestation de bonnes mœurs, la carte vitale ou tout document sur l'état de santé, un extrait de casier judiciaire, un relevé de compte bancaire complet (seul le RIB, sans mouvements ni solde, passe), une attestation du précédent bailleur certifiant le bon paiement des loyers, un jugement de divorce dans son intégralité, un chèque ou virement de réservation avant signature du bail, ou un contrat de mariage complet au-delà de ce qui prouve simplement la situation familiale.
Demander une pièce non autorisée n'est pas qu'une maladresse administrative : l'amende peut grimper à 3 000 € pour un particulier et 15 000 € pour une agence, prononcée par le préfet. Et au-delà du risque de sanction, c'est souvent le meilleur moyen de perdre de bons candidats, qui refusent à raison de fournir des documents hors périmètre légal, et vont louer ailleurs.
Le taux d'effort, un repère utile mais pas suffisant
La règle la plus citée reste le taux d'effort : le loyer charges comprises ne devrait pas dépasser environ un tiers des revenus nets du foyer. Pour un loyer de 750 € charges comprises, on vise donc des revenus nets d'au moins 2 250 € par mois. Utile, oui, mais à nuancer sérieusement : un CDI avec un taux d'effort légèrement au-dessus du tiers peut être plus solide qu'un CDD pile en dessous. Un garant aux revenus confortables peut aussi rattraper un dossier locataire un peu juste, beaucoup de bailleurs demandent que ses revenus atteignent 3 à 4 fois le loyer. Et pour un indépendant, dont les revenus varient d'un mois à l'autre, mieux vaut regarder plusieurs années d'avis d'imposition qu'un seul mois de facturation.
Repérer un faux dossier avant qu'il ne soit trop tard
Les faux dossiers existent, et ils sont de mieux en mieux imités. Quelques réflexes réduisent nettement le risque.
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Vérifiez la cohérence entre les documents : même employeur sur le contrat et les fiches de paie, mêmes montants entre fiches de paie et avis d'imposition. Regardez si l'avis d'imposition correspond bien au nom et à l'adresse du candidat, sans trace de modification, mise en page, polices, alignement des chiffres, numéro fiscal cohérent. En cas de doute sérieux, appelez l'employeur via le standard officiel de l'entreprise, trouvé indépendamment, jamais le numéro fourni sur l'attestation. Et méfiez-vous d'un dossier « trop parfait » envoyé dans l'heure suivant la publication de l'annonce, surtout si le candidat évite toute visite physique ou tout appel téléphonique et propose spontanément de payer plusieurs mois d'avance, c'est souvent le signal le plus fiable qu'il y a un problème.
Ce qu'il faut réunir, dans l'ordre
Une pièce d'identité en cours de validité pour le candidat et son garant le cas échéant. Un justificatif de domicile actuel, trois dernières quittances ou attestation d'hébergement. Un justificatif de situation professionnelle, contrat de travail ou Kbis pour un indépendant. Les trois derniers bulletins de salaire ou le dernier avis d'imposition, ou un équivalent comme une attestation CAF ou un bilan comptable. Un RIB. Et, le cas échéant, l'acte de cautionnement signé par le garant, accompagné de ses propres pièces d'identité, de domicile et de ressources.
Refuser un candidat : où est la limite
Un bailleur reste libre de choisir son locataire, mais pas sur n'importe quel critère. Refuser un dossier à cause de l'origine, du sexe, de l'orientation sexuelle, de la situation de famille, d'un handicap ou de la perception d'une aide au logement constitue une discrimination sanctionnable pénalement, jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende dans les cas les plus caractérisés. Les motifs légitimes restent en revanche larges : solvabilité insuffisante, dossier incomplet ou incohérent, pièces manifestement falsifiées, ou simple préférence pour un autre dossier objectivement plus solide. Un dernier conseil qui coûte peu et rapporte beaucoup en cas de contestation : gardez toujours une trace écrite du motif de refus, même sommaire.
Sources officielles
- Article 22-2, loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, Légifrance
- Décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, Légifrance
- Futur locataire d'un logement privé : justificatifs à donner au propriétaire, Service-public.fr
- Location : les 17 documents qui ne peuvent être demandés par le bailleur, INC
Questions fréquentes
Peut-on demander un garant même si le locataire a des revenus suffisants ?
Oui, rien n'interdit de demander un garant en complément d'un dossier déjà solide, sauf si le logement est loué à un étudiant ou apprenti bénéficiant de la garantie Visale, où le cumul avec un garant physique est parfois restreint selon les conditions du dispositif.
Un candidat peut-il refuser de fournir son avis d'imposition ?
Il peut fournir un justificatif équivalent (attestation CAF, justificatif de bourse, bilan comptable pour un indépendant récent) : l'avis d'imposition n'est qu'un exemple parmi les pièces de ressources acceptées par le décret n° 2015-1437, pas la seule option valable.
Que risque un bailleur qui demande une pièce interdite ?
Une amende administrative pouvant aller jusqu'à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale (agence), prononcée par le préfet, en plus du risque de voir sa demande perçue comme un signal de mauvaise foi par de bons candidats, qui préféreront alors un autre logement.
Comment évaluer un candidat sans historique locatif ?
S'appuyer davantage sur la solidité du garant, la stabilité professionnelle (type de contrat, ancienneté) et la cohérence globale du dossier plutôt que sur une référence locative précédente, qui n'est de toute façon pas une pièce que la loi autorise à exiger formellement (les attestations d'anciens bailleurs ne figurent pas dans le décret n° 2015-1437).
Peut-on demander un dossier avant même la visite du logement ?
Oui, c'est même une pratique efficace pour présélectionner les candidats et limiter les visites à des profils déjà cohérents avec le budget et les critères du logement.
Peut-on exiger un extrait de compte bancaire pour vérifier la solvabilité ?
Non, c'est explicitement interdit par l'article 22-2 de la loi de 1989 et figure dans la liste des 17 documents prohibés recensés par l'Institut national de la consommation. Seul un relevé d'identité bancaire (RIB), qui ne montre aucun mouvement ni solde, peut être demandé.