Un bailleur me demandait récemment s'il pouvait facturer 2 € par quittance pour « couvrir les frais de son logiciel de gestion ». Non, pas du tout, et il n'était pas le seul à se poser la question, ce genre de pratique reste étonnamment répandu. La quittance de loyer tient pourtant en quelques lignes de loi limpides ; ce sont surtout les usages autour qui dérapent.
Vérifié le 22 août 2026.
Elle n'est due que si on la demande
Selon l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989, vous devez transmettre une quittance au locataire qui en fait la demande, rien d'automatique chaque mois. Vous n'êtes en rien fautif si vous n'envoyez spontanément aucune quittance, tant que vous en délivrez une gratuitement dès qu'on vous la réclame.
Gratuite, point final
Voilà le cœur du texte, et la réponse à mon bailleur du début : la quittance doit être transmise gratuitement. La loi interdit explicitement tout frais lié à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance, même si vous passez par un logiciel ou un service payant pour la produire. Ce coût reste le vôtre, jamais répercutable sur le locataire.
Un format précis, pas au choix
La quittance doit séparer clairement le loyer et les charges. Un montant global unique, sans décomposition, ne suffit pas à respecter cette exigence.
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Le tout-numérique ? Seulement si le locataire est d'accord
Vous pouvez envoyer la quittance par email, mais uniquement avec l'accord explicite du locataire pour ce mode de transmission. Sans cet accord, impossible d'imposer le dématérialisé comme seul canal, un locataire qui préfère le courrier postal doit pouvoir continuer à le recevoir ainsi.
Et en cas de paiement partiel ?
Si le locataire ne verse qu'une partie du loyer, délivrez un reçu correspondant au montant réellement encaissé, un document distinct de la quittance, qui atteste normalement d'un paiement intégral pour la période. Confondre les deux, c'est s'exposer à des ambiguïtés le jour où un litige surgit sur ce qui a vraiment été payé.
Ce qu'il faut retenir
- Ne facturez jamais de frais pour établir ou envoyer une quittance, même via un outil de gestion payant.
- Vérifiez que votre modèle distingue bien loyer et charges, pas un seul montant global.
- Demandez l'accord explicite du locataire avant de passer entièrement au dématérialisé.
- En cas de paiement partiel, délivrez un reçu du montant réel, jamais une quittance qui laisserait croire à un paiement complet.
Sources officielles
- Article 21 (Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989) Légifrance, consulté le 22 août 2026
Questions fréquentes
Le bailleur doit-il envoyer une quittance chaque mois sans que le locataire la demande ?
Non, la quittance n'est due que si le locataire en fait la demande. Un bailleur qui n'envoie spontanément aucune quittance n'est pas en tort, tant qu'il en délivre une gratuitement dès qu'elle lui est demandée.
Un bailleur peut-il facturer des frais pour l'envoi d'une quittance ?
Non, la loi l'interdit explicitement, y compris les frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance elle-même, même si le bailleur utilise un logiciel ou un service payant pour la générer, ce coût ne peut pas être répercuté sur le locataire.
La quittance doit-elle détailler le loyer et les charges séparément ?
Oui, la loi impose que la quittance distingue clairement les sommes versées au titre du loyer de celles versées au titre des charges, plutôt que d'indiquer un seul montant global sans décomposition.
Peut-on envoyer la quittance par email plutôt que par courrier ?
Oui, mais uniquement avec l'accord explicite du locataire pour ce mode de transmission dématérialisé. Sans cet accord, le bailleur ne peut pas imposer unilatéralement l'envoi électronique comme seul mode de délivrance.
Que doit faire le bailleur si le locataire ne paie qu'une partie du loyer dû ?
Il doit délivrer un reçu correspondant au montant effectivement versé, distinct d'une quittance qui, elle, atteste normalement du paiement intégral du loyer et des charges dus pour la période concernée.