Un bailleur me racontait avoir envoyé, un peu penaud, une régularisation cumulant trois ans de charges d'un coup à son locataire, qui l'a évidemment mal pris, et à juste titre. La méthode que la loi impose n'a pourtant rien de compliqué. Le problème n'est presque jamais la règle elle-même : c'est de la laisser traîner d'année en année, jusqu'à transformer un simple ajustement en vraie source de conflit.

Vérifié le 22 août 2026.

Une régularisation par an, au minimum

Selon l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, dès que les charges sont appelées en provisions mensuelles, elles doivent faire l'objet d'une régularisation annuelle. Concrètement : comparer chaque année ce que le locataire a versé avec les dépenses réelles du logement, et ajuster la différence dans un sens ou dans l'autre.

Un décompte détaillé, un mois avant

Un mois avant la régularisation, envoyez au locataire un décompte par nature de charges (chauffage, eau, entretien des parties communes, ascenseur...), accompagné du mode de répartition entre locataires si l'immeuble comporte plusieurs lots. Ce n'est pas qu'une formalité : un décompte clair, poste par poste, désamorce la plupart des questions avant même qu'elles soient posées.

Six mois pour que le locataire puisse vérifier

À compter de l'envoi de ce décompte, les pièces justificatives (factures, contrats d'entretien, appels de fonds du syndic) doivent rester disponibles pendant six mois. Gardez ces documents organisés et facilement transmissibles : mieux vaut les avoir sous la main que de les chercher dans l'urgence le jour où un locataire, en droit de le faire, demande à les consulter.

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Et si la régularisation prend du retard ?

Dans les faits, beaucoup de bailleurs dépendent du calendrier de leur syndic pour obtenir les charges réelles de l'année écoulée, ce qui décale parfois tout de plusieurs mois. La loi a prévu le coup : si la régularisation n'intervient pas dans l'année qui suit l'exercice concerné, le locataire peut demander un étalement sur douze mois. Une soupape bienvenue, qui évite qu'un rattrapage de deux ou trois ans (exactement le scénario vécu par le bailleur du début) ne tombe d'un coup sur son budget.

La limite absolue : trois ans, jamais plus

Au-delà du délai d'étalement, il existe une limite radicale : selon l'article 7-1 de la même loi, toute action en paiement de charges ou de loyers se prescrit par trois ans. Laisser dormir plusieurs années de régularisations non réclamées vous fait perdre purement et simplement le droit de les exiger passé ce délai, même si le locataire a depuis quitté les lieux. Autrement dit : mieux vaut régulariser chaque année, même en retard, que de tout empiler en espérant rattraper le coup plus tard.

Pour rester serein chaque année

1. Dès réception des comptes annuels du syndic (ou de vos propres factures), calculez l'écart entre provisions versées et charges réelles.
2. Envoyez le décompte détaillé au locataire au moins un mois avant d'appeler la régularisation.
3. Gardez les justificatifs accessibles pendant au moins six mois après l'envoi.
4. En cas de retard sur une ou plusieurs années, proposez spontanément l'étalement sur douze mois plutôt que d'attendre que le locataire le réclame.
5. Ne laissez jamais une créance de charges dépasser trois ans sans agir, sous peine de la perdre pour de bon.

Sources officielles

• Article 23 (Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989) Légifrance, consulté le 22 août 2026
• Article 7-1 (Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989) Légifrance, consulté le 22 août 2026